7 podstawowych zagadnień, o których należy pamiętać zawierając umowę drogą elektroniczną

make money online

Internet we współczesnym świecie to jedna z podstawowych platform i motorów napędowych gospodarki. W sieci szukamy klientów, kontrahentów, wykonawców, promujemy się, kupujemy, sprzedajemy, generalnie wszystko przebiega bardzo szybko, wszystko łatwo można dogadać i dopóki klocki domina nie runą to nikt się nie zastanawia, co według obowiązujących przepisów w ogóle nam wolno. O tym jest ten wpis.

1. Czy można zawrzeć umowę drogą elektroniczną?

Co do zasady tak! Zagadnienie to reguluje to art. 60 i art. 61 Kodeksu cywilnego

Art. 60. Z zastrzeżeniem wyjątków w ustawie przewidzianych, wola osoby dokonującej czynności prawnej może być wyrażona przez każde zachowanie się tej osoby, które ujawnia jej wolę w sposób dostateczny, w tym również przez ujawnienie tej woli w postaci elektronicznej (oświadczenie woli).

Art. 61. § 1. Oświadczenie woli, które ma być złożone innej osobie, jest złożone z chwilą, gdy doszło do niej w taki sposób, że mogła zapoznać się z jego treścią. Odwołanie takiego oświadczenia jest skuteczne, jeżeli doszło jednocześnie z tym oświadczeniem lub wcześniej.

§ 2. Oświadczenie woli wyrażone w postaci elektronicznej jest złożone innej osobie z chwilą, gdy wprowadzono je do środka komunikacji elektronicznej w taki sposób, żeby osoba ta mogła zapoznać się z jego treścią.

2. Czy wartość umowy elektronicznej jest taka sama jak umowy pisemnej?

Może być, jednak w przypadku większości umów zawieranych elektronicznie, umowy te nie mają takiej doniosłości jak umowy pisemne.

Aby umowa miała moc standardowej umowy pisemnej musi zostać opatrzona kwalifikowanym podpisem elektronicznym.

Tę kwestię również reguluje Kodeks cywilny:

Art. 78 indeks 1. § 1. Do zachowania elektronicznej formy czynności prawnej wystarcza złożenie oświadczenia woli w postaci elektronicznej i opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym.

§ 2. Oświadczenie woli złożone w formie elektronicznej jest równoważne z oświadczeniem woli złożonym w formie pisemnej.

Taka standardowa umowa zawarta poprzez wymianę wiadomości e-mail została uregulowana w Kodeksie cywilnym jako zawarta w dokumentowej formie czynności prawnej, co wydaje się być trochę mylące i w niniejszym opracowaniu nie będzie używane – pozostaniemy przy pojęciu zwykłej umowy elektronicznej.

Art. 77 indeks 2. Do zachowania dokumentowej formy czynności prawnej wystarcza złożenie oświadczenia woli w postaci dokumentu, w sposób umożliwiający ustalenie osoby składającej oświadczenie.

Art. 77 indeks 3. Dokumentem jest nośnik informacji umożliwiający zapoznanie się z jej treścią.

3.  Jaka jest różnica przy zawarciu umowy elektronicznej, a umowy elektronicznej opatrzonej kwalifikowanym podpisem?

W jednym i w drugim przypadku dochodzi do zawarcia umowy pod warunkiem, że możliwe jest określenie stron oraz ich wzajemnych zobowiązań.

Umowa opatrzona kwalifikowanym podpisem elektronicznym jest – w przeciwieństwie do umowy niepodpisanej – traktowana na równi z umową pisemną, a co za tym idzie – wywołuje szersze skutki. Przy niektórych umowach zawartych wyłącznie na podstawie wymienionych e-maili, czyli dla uproszczenia – w „zwykłej formie elektronicznej” może w ogóle nie dojść do zawarcia umowy.

4. Kiedy zatem absolutnie nie wolno zawierać umów w „zwykłej formie elektronicznej”?

W przypadku umów, których raczej nikt rozsądny nie zawierałby nie podpisujac fizycznej umowy. Wydaje się, że zawieranie umów poprzez wymianę e-maili będzie wystarczające dla umów, dla których klientów czy kontrahentów pozyskujemy w Internecie, np. umów sprzedaży, zleceń, usług itp.

Nie wolno zawierać w ten sposób umowy, gdyby oznaczało to jej nieważność  z powodu braku wymaganej przepisami obowiązującego prawa formy. Kodeks cywilny zastrzega formę pisemną pod rygorem nieważności m.in. dla następujących umów:

– umowy leasingu,

– umowy o podwykonawstwo przy robotach budowlanych,

– przy umowie poręczenia dla oświadczenia poręczyciela.

Przepisy regulują też kwalifikowane formy prawne dla umów o jeszcze wyższej doniosłości z perspektywy obrotu gospodarczego. Przykładowo – przy sprzedaży, dzierżawie lub ustanowieniu użytkowania na przedsiębiorstwie wymagana jest forma pisemna z podpisami notarialnie poświadczonymi. 

Brzmi abstrakcyjnie? Twój blog jest częścią twojej firmy? Rozważasz lub rozważałeś kiedykolwiek jego sprzedaż? Musisz więc o tym pamiętać!

Jeżeli przy zawarciu typu umowy, dla której forma pisemna, elektroniczna kwalifikowana, aktu notarialnego lub z podpisami notarialnie poświadczonymi jest wymagana przepisami prawa, a została pominięta to cała taka umowa jest nieważna, co oznacza, że w myśl obowiązujących przepisów nigdy nie została zawarta.

5. Kiedy nie warto ograniczać się wyłącznie do wymiany e-maili mimo braku rygoru nieważności?

Gdy forma pisemna lub elektroniczna kwalifikowana jest zastrzeżona w przepisach ad probationem, czyli dla celów dowodowych.

W praktyce problem braku takiej umowy powstaje w przypadku konfliktu między jej stronami. W razie niezachowania zastrzeżonej formy nie jest w sporze dopuszczalny dowód z zeznań świadków lub z przesłuchania stron na fakt dokonania czynności.

Wyjątkowo dowód z zeznań świadków lub z przesłuchania stron jest dopuszczalny, jeżeli:

– obie strony wyrażą na to zgodę,

– żąda tego konsument w sporze z przedsiębiorcą, albo

– fakt dokonania czynności prawnej jest uprawdopodobniony za pomocą dokumentu.

Przykładowo, do takich umów należą:

– umowa najmu zawarta na czas dłuższy niż rok,

– umowa spółki cywilnej.

Przepisów o skutkach niezachowania formy dla celów dowodowych nie stosuje się do czynności prawnych w stosunkach między przedsiębiorcami.

6. Co z prawami autorskimi przy braku umowy pisemnej lub elektronicznej kwalifikowanej?

W telegraficznym skrócie:

– umowa o przeniesienie praw autorskich z pominięciem formy pisemnej lub elektronicznej opatrzonej kwalifikowanym podpisem elektronicznym jest zawsze nieważna,

– umowa licencyjna wyłączna z pominięciem formy pisemnej  lub elektronicznej opatrzonej kwalifikowanym podpisem elektronicznym jest zawsze nieważna.

7. Czy skan podpisanej umowy jest równoznaczny z zachowaniem formy pisemnej?

Punkt dopisany po uwadze jednej z czytelniczek – umowa zeskanowana nie jest umową w formie pisemnej, lecz umową w formie dokumentowej, czyli ma dokładnie taką samą wartość jak umowa zawarta przez wymianę maili.

8. Inne powody, dla których wymiana e-maili to jednak za mało

Brak możliwości zabezpieczenia się przed nieuczciwymi kontrahentami.

W praktyce jeśli wszyscy gracze strefy zwanej wolnym rynkiem byliby uczciwi, słowni, kompetentni i terminowi, umów w ogóle nie musielibyśmy podpisywać. Praktyka jest jednak inna. Przedsiębiorcy myślą o umowach dopiero kiedy zaczynaja się problemy – a konsekwencje są zwykle mało przyjemne bowiem oznaczają:

– konieczność wkroczenia na stosunkowo drogą w swej istocie ścieżkę sadowa, czasem wątpliwą ze względu na posiadany przez nas materiał dowodowy albo wyłączenia dowodowe wspomniane wyżej,

– rezygnację z procesu i pogodzenie się z poniesionymi stratami wynikającymi z danej współpracy,

– w skrajnych przypadkach konkluzję, że ludzie są tak nieuczciwi, że nie warto robić nic na własną rękę i zamknięcie biznesu(!).

W praktyce, jeżeli w ramach prowadzonej działalności zawieramy z kontrahentami, klientami czy wykonawcami umowy o w miarę stałych ramach i treści, tańszym, szybszym oraz skuteczniejszym rozwiązaniem byłoby zwrócenie się o przygotowanie wzorca umownego przez prawnika. Taki wzorzec – jeśli dobrze przygotowany – chroniłby nas przed nieuczciwymi kontrahentami i zapewniał możliwość szybszego dochodzenia swych roszczeń oraz pozwalał w sposób klarowny uporządkować wzajemne świadczenia stron.

Jeżeli w ramach swojej działalności:

– stale korzystasz z wzorca, który przygotowałeś sam, znalazłeś w internecie lub dostełeś od kontrahenta?

– otrzymałeś umowę i nie jesteś pewien czy w sposób uczciwy reguluje wzajemne świadczenia stron?

Napisz na kontakt@mecenasbiznesu.pl, może będziemy mogli ci pomóc.

  • Jola Nowak-Wicherska

    Bardzo przydatny wpis! Zapisuję go sobie w „ulubionych” w przeglądarce. Na pewno z niego skorzystam.

  • Bardzo dobry wpis 🙂

  • Kasia Pawłowska

    Wpis ważny i pomocny dla każdego kto kupuje sprzedaje podpisuje umowy w sieci 🙂

  • W dobie internetu i pracy zdalnej, kiedy większość formalności można załatwić online, jest to bardzo przydatny wpis. Dzięki, że go poruszyłaś!

  • Marlena Mielnik

    Super, dziekuje za ten wpis! 🙂

  • Patrycja Rurańska

    Wpis uświadomił mi kilka spraw, będę go mieć pod ręką.

  • Umowy wolę zawierać w realu 🙂

  • Dużo cennych porad. 😉

  • Bardzo przydatny wpis 🙂

Top