Prowadzenie własnej firmy wiąże się z ciągłym zawieraniem umów. Mimo iż drobnych umów w ramach życia codziennego zawieramy kilka dziennie, to przygotowywanie umów na potrzeby własnego biznesy wciąż nastręcza przedsiębiorcom wielu problemów.
Wchodząc do autobusu i kasując bilet zawieramy umowę przewozu. Kupując gazetę w kiosku zawieramy umowę sprzedaży. Zostawiając okrycie wierzchnie w szatni w teatrze zawieramy umowę przechowania. Zakładając konto poczty elektronicznej zawieramy umowę o świadczenie usługi utworzenia i udostępniania konta poczty elektronicznej. Do każdej z tych umów zastosowanie ma szereg przepisów obowiązującego prawa, jak i postanowień wynikających z będącego podstawą zawarcia umowy regulaminu, np. regulaminu przewozu, którego praktycznie nikt nie czyta.
Umiejętność pisania umów można opanować, natomiast trzeba do tego podejść bardzo rzetelnie. Moje doświadczenie zawodowe utwierdza mnie w przekonaniu, że prowadzenie biznesu samo z siebie nie na nauczy przedsiębiorcy pisania umów na tyle, by bez problemu czytać umowy oraz wprowadzać do nich własne postanowienia. Poza działalnością w sieci współpracuję stacjonarnie z bardzo doświadczonymi przedsiębiorcami, którzy mimo 30-letniego stażu w prowadzeniu własnej firmy i zatrudnianiu pracowników, popełniają proste, aczkolwiek fundamentalne błędy w umowach, które bez uprzedniej konsultacji z prawnikiem narażają ich na straty poważne straty finansowe.
Dla tych, którzy chcieliby zacząć wdrażać się w tematykę zawierania umów – zarówno ich przygotowywania, jak i interpretowania, skierowany jest niniejszy poradnik.
.
O czym należy pamiętać zawierając umowę
10 zasad dla przedsiębiorcy
1. Oznaczenie stron
Mogłoby się wydawać, że to oczywiste, ale w czasach absolutnej digitalizacji nieodłącznej prowadzeniu biznesu często zawieramy umowy za pośrednictwem mediów społecznościowych, w ramach których konto może zniknąć w każdej chwili. Historii, że robota została wykonana, ale zleceniodawca się ulotnił i nie mamy ani zaliczki ani możliwości jego namierzenia i zapłaty wynagrodzenia należy starać się uniknąć.
2. Dokładne oznaczenie świadczeń każdej ze stron…
Niestety bardzo często zgłaszają się do mnie przedsiębiorcy z problemem, że zamówili u danej firmy produkt np. wykonanie sklepu internetowego. Sklep powstał, ale firma nie wykonała przeszkolenia jak ten sklep należy prowadzić. W umowie nie ma mowy o przeszkoleniu z obsługi sklepu. Dla klienta było oczywiste, że przeszkolenie będzie wchodzić w cenę i teraz czuje się oszukany przez kontrahenta, który powołuje się na treść umowy.
Jaki z tego płynie wniosek? To co jest oczywiste dla jednej strony nie musi być oczywiste dla drugiej. Zawierając umowę posiadającą realne znaczenie gospodarcze dla naszego biznesu warto się dobrze zastanowić jakie świadczenia w ramach umowy chcemy uzyskać od kontrahenta i je do umowy wpisać – a w przypadku umów zawieranych przez wymianę maili uzyska zapewnienie od wykonawcy, że zobowiązuje się wykonać dane świadczenia.
Dowiedz się kiedy umowa zawarta przez wymianę maili jest ważna
Jeśli kontrahent powie, że nie ma sensu ujmować świadczeń w umowie, bo oczywiste jest, że on to wykona, radzę stać przy swoim i uwzględnić to na czym nam zależy. Z doświadczenia wiem, że obietnice ustne szybko idą w zapomnienie, a na dochodzenie swoich praw w sądzie z tytułu umowy ustnej oraz czas i koszty z tym związane mało kto się decyduje.
3. … oraz terminów ich wykonania
Prowadzenie wydajnej firmy wymaga działania w ramach z góry ustalonego planu. Mimo, iż nikt nie jest w stanie przewidzieć wszystkich potencjalnych przeszkód, problemów i niepowodzeń, warto ich potencjał zminimalizować m.in. w sferze współpracy z kontrahentami biznesowymi. Jeśli do realizacji kampanii sprzedażowej musimy przeprowadzić kampanię marketingową np. kampanię z influencerami, polegającą na testowaniu naszego produktu i recenzowaniu go w mediach społecznościowych i na blogach, oczywistym jest, że zależeć nam będzie aby świadczenia, do których zobowiązują się influencerzy zostały wykonane w określonym czasie lub do określonej daty, uwarunkowanej prowadzoną kampanią marketingową. Mamy absolutne prawo (z którego zachęcam korzystać) określać w umowie terminy, do których każda ze stron wykona obowiązki określone w umowie. Mamy również prawo zastrzec, że w przypadku niewykonania świadczeń określonych w umowie do określonej daty mamy prawo nie przyjąć świadczeń od kontrahenta ze względu na fakt, iż po danym terminie spóźnione świadczenie straciło (całkowicie lub w przeważającym stopniu) dla nas znaczenie (czyli np. będzie to termin zakończenia prowadzenia kampanii marketingowej). Warto wskazać w umowie przyczynę dla której zwłoka spowoduje, iż świadczenie będzie dla nas bezwartościowe. W takiej sytuacji poza prawem odmowy przyjęcia świadczenia (i zapłaty za nie) mamy prawo żądać od kontrahenta naprawienia szkody wynikającej z niewykonania zobowiązania.
4. Kary umowne
Kary umowne to bardzo dobre rozwiązanie mobilizujące kontrahentów w wykonaniu swoich zobowiązań zgodnie z umową. Pozwala zastrzec w umowie, że naprawienie szkody wynikłej z niewykonania lub nienależytego wykonania zobowiązania nastąpi przez zapłatę określonej sumy. Jest to zdecydowane ułatwienie gdyż zdejmuje z nas obowiązek wykazywania wysokości szkody, jaką ponieśliśmy w związku z niewykonaniem przez kontrahenta zobowiązania zgodnie z umową.
Wbrew temu, co uważa wielu przedsiębiorców – nie ma możliwości zastrzeżenia kary umownej na wypadek nie uiszczenia wynagrodzenia w terminie. Zastrzeżenia takiego postanowienia w umowie jest nieważne i nie rodzi żadnych konsekwencji. Nieterminowość w zapłacie daje wyłącznie prawo domagania się zapłaty odsetek oraz zapłaty rekompensaty w wysokości 40 euro od każdej niezapłaconej faktury za koszty odzyskiwania należności. Rekompensata oraz odsetki należą nam się z mocy prawa, nie trzeba ich zastrzegać w umowie.
Dowiedz się jak odzyskać pieniądze bez rozprawy
5. Poufność
Czyny nieuczciwej konkurencji czy naruszenie innych praw przedsiębiorcy to codzienność biznesów internetowych. Jeśli w ramach danej współpracy przekazujemy informacje o szczególnym znaczeniu dla naszej firmy, warto zawrzeć w umowie postanowienie regulujące ten fakt – w szczególności przez wskazanie jakie informacje poufne będą przekazane drugiej stronie oraz wskazanie, że kontrahent jest zobowiązany do zachowania poufności tych informacji i ich wykorzystania wyłącznie w celu realizacji umowy. Możemy zawrzeć w umowie także postanowienie, że w przypadku niezachowania poufności kontrahent zapłaci nam karę umowną, na zasadach opisanych w punkcie 4 powyżej.
6. Forma umowy
Nawiązując do wstępu – większość umów może zostać zawartych w dowolnej formie – ustnej, pisemnej, przez wymianę maili czy smsów, a także przez skasowanie biletu w autobusie. Jest jednak kilka wyjątków, dla których zawarcie umowy pisemnej z własnoręcznymi podpisami stron (oryginalnymi podpisami, nie zeskanowanymi!) lub elektronicznej opatrzonej kwalifikowanym podpisem elektronicznym jest niezbędne dla ważności umowy. Prowadząc firmę przede wszystkim może być to dla nas ważne przy umowie z grafikiem, copywriterem, fotografem lub innej, w ramach której przeniesione na nas zostają prawa autorskie majątkowe lub udzielona nam zostanie licencja niewyłączna. Jeżeli nie mamy możliwości spotkania się z kontrahentem oraz nie posiadamy kwalifikowanego podpisu elektronicznego, należy wymienić się podpisanymi egzemplarzami umowy przez wysłanie ich pocztę lub kurierem.
7. Porozumiewanie się w celu wykonania umowy i dane kontaktowe stron
Nie zawsze jest możliwość i nie zawsze warto zawierać bardzo kazuistyczną umowę. Niektóre ustalenia stron są czynione dopiero w ramach wykonywania umowy i najłatwiej jest je ustalać na bieżąco. Wracając do przykładu wspomnianej umowy o wykonanie sklepu internetowego – wydaje się, że takie ustalenia jak kolory czy wielkość czcionek najrozsądniej ustalać już jak strona stoi, nie ma sensu zawierać ich w umowie. W tym celu radzę wprowadzić do umowy paragraf, w którym strony określą w jakiej formie będą wymieniać się informacjami niezbędnymi do wykonania umowy – telefonicznie (szybciej choć bez tzw. podkładki co do przekazanych informacji) czy mailowo czy np. w obie formy kontaktu są dopuszczalne oraz wskazać adresy mailowe i numery telefonu do osób kontaktowych.
8. Czytaj dokładnie i nie podpisuj w ciemno
Mogłoby się wydawać, że jest to absolutna oczywistość, lecz nic bardziej mylnego. Przedsiębiorcy (podobnie zresztą jak konsumenci) masowo nie czytają umów. Pisałam o tym wcześniej w kontekście klauzul abuzywnych.
Czy wiesz jak ustrzec się przed klauzulami niedozwolonymi? 14 krótkich zasad dla konsumentów i przedsiębiorców
O ile prawo zapewnia szereg uprawnień konsumentom, przywilejów takich nie mają przedsiębiorcy, którzy są przecież profesjonalnymi uczestnikami rynku. Nie istnieją niedozwolone postanowienia umowne w umowach między przedsiębiorcami. Klauzule abuzywne dotyczą wyłącznie umów między przedsiębiorcą, a konsumentem.
Jeżeli chcemy podpisać umowę, a nie mamy możliwości przeczytania jej na spokojnie w siedzibie u kontrahenta, poważnie radzę zabranie projektu umowy, przeczytanie jej na spokojnie i podpisanie następnego dnia. Ostatnio zwróciła się do mnie klientka, która umówiła się z wykonawcą na cenę brutto (uwzględniającą 23% VAT), wszystko było dogadane, podpisała umowę, a po paru godzinach zauważyła, że umówiona kwota w umowie jest ujęta jako kwota netto, nie brutto i będzie wyższa o dodatkowe 23%. Kontrahent rzecz jasna się wypierał takich uzgodnień, a umowa świadczy w sposób oczywisty na jego korzyść.
9. Wiedz co podpisujesz
Nieznajomość pewnych pojęć prawnych i w konsekwencji nieumiejętność w pełni interpretacji umowy nie jest powodem do wstydu. Jeśli nie rozumiesz niektórych postanowień umowy zaproponowanej przez kontrahenta w żaden sposób nie czyni Cię to gorszym przedsiębiorcą lub osobą nieelokwentną. Natomiast będziesz niemądry jeśli mimo wątpliwości podpiszesz umowę bez wcześniejszej weryfikacji niezrozumiałych postanowień ze znajomym prawnikiem lub na forum prawnym. Jeśli umowa dla twojego kontrahenta przewiduje szereg uprawnień i przywilejów, a na Ciebie nakłada szereg szczegółowych wymogów obarczonych karami umownymi, poważnie zastanów się czy warto ją podpisywać. Z doświadczenia wiem, że są firmy, które z wyzyskiwania kontrahentów zrobiły sobie dodatkowe źródło przychodu. Wiedz, że gdy podpisujesz umowę jako przedsiębiorca, prawo nie zapewnia Ci takiej ochrony jaką masz zawierając ją jako konsument.
10. Negocjuj!
Nawiązując do punktu poprzedniego – jeśli projekt umowy zapewnia Twój kontrahent, a nie wszystkie postanowienia w niej zawarte Ci odpowiadają lub chcesz wprowadzić do umowy dodatkowe postanowienia na swoją korzyść, tak jak to zrobiła druga strona – powiedz o tym! Poproś o przesłanie edytowalnej wersji umowy, ze względu na chęć wprowadzenia modyfikacji do umowy. Umowa powinna być zawarta dopiero gdy całość postanowień odpowiada potrzebom obu stron. Jeśli kontrahent powie, że nie negocjuje – albo podpisujecie w jego wersji albo w cale, dobrze się zastanów czy w ogóle warto wchodzić we współpracę z kontrahentem, którego przed jej rozpoczęciem można zakwalifikować jako trudnego.
Jeśli zdarzyło Wam się znaleźć wątpliwe lub niezrozumiałe postanowienia w umowach od innych przedsiębiorców, zachęcam do podzielenia się tym w komentarzach 🙂
