Praca zdalna, zwana formalnie telepracą, to świetny sposób na pozyskanie wartościowego pracownika i zapewnienie mu najlepszych warunków świadczenia pracy. Pracodawca stwarzający pracownikom możliwość częściowego wykonywania pracy w ramach telepracy może liczyć na ich zdecydowanie większą wydajność oraz większe zadowolenie z pracy, co przekłada się na jakość świadczonej pracy na rzecz pracodawcy. Zasadniczo jest to sytuacja win:win dla pracownika i pracodawcy. Jak należy przygotować się do zatrudnienia pracownika w ramach telepracy? Jakie obowiązki ciążą na pracodawcy i pracowniku?
Czym jest telepraca?
Telepracą jest praca zdalna, wykonywana poza zakładem pracy, z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej w rozumieniu przepisów o świadczeniu usług drogą elektroniczną. Telepracownikiem jest pracownik, który wykonuje pracę zdalną poza zakładem pracy, z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej i przekazuje pracodawcy wyniki pracy, w szczególności za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej.
Warunki wykonywania pracy zdalnej
Warunki wykonywania telepracy określa pracodawca w regulaminie, po konsultacji z przedstawicielami pracowników wyłonionymi w trybie przyjętym u danego pracodawcy lub zakładową organizacją związkową. Wykonywanie pracy zdalnej w formie telepracy jest także dopuszczalne na wniosek pracownika złożony w postaci papierowej lub elektronicznej, porozumienia określającego warunki stosowania telepracy albo określenia tych warunków w regulaminie.
Kiedy pracodawca powinien wyrazić zgodę na wykonywanie pracy zdalnej w ramach telepracy?
Pracodawca powinien uwzględnić wniosek pracownika o wykonywanie pracy w formie telepracy, chyba że nie jest to możliwe ze względu na organizację pracy lub rodzaj pracy wykonywanej przez pracownika. O przyczynie odmowy uwzględnienia wniosku pracodawca ma obowiązek poinformować pracownika w postaci papierowej lub elektronicznej.
Oferta pracy zdalnej, a dotychczasowa praca. Czy zmiana zwykłej formy pracy na telepracę jest możliwa?
Jeśli jedynym co nie trzyma dobrego pracownika w pracy to oferta podobnej pracy zdalnej, warto rozważyć choćby częściową zamianę pracy na telepracę. Uzgodnienie między stronami umowy o pracę, że praca będzie wykonywana w warunkach telepracy może nastąpić przy zawieraniu umowy o pracę albo w trakcie zatrudnienia. Jeżeli do uzgodnienia dotyczącego wykonywania pracy w formie telepracy dochodzi przy zawieraniu umowy o pracę, w umowie dodatkowo określa się warunki wykonywania telepracy. W trakcie zatrudnienia zmiana warunków wykonywania pracy na telepracę może nastąpić na mocy porozumienia stron, z inicjatywy pracownika lub pracodawcy. Pracodawca powinien, w miarę możliwości, uwzględnić wniosek pracownika dotyczący wykonywania pracy w formie telepracy.
Zaprzestanie wykonywania pracy w formie pracy zdalnej
W terminie 3 miesięcy od dnia podjęcia pracy w formie telepracy, każda ze stron może wystąpić z wiążącym wnioskiem o zaprzestanie wykonywania pracy w formie telepracy i przywrócenie poprzednich warunków wykonywania pracy. Strony ustalają termin, od którego nastąpi przywrócenie poprzednich warunków wykonywania pracy, nie dłuższy niż 30 dni od dnia otrzymania wniosku. Jeżeli wniosek telepracownika zostanie złożony po upływie tego terminu, pracodawca powinien – w miarę możliwości – uwzględnić ten wniosek.
Obowiązki organizacyjne pracodawcy w związku z pracą zdalną
Pracodawca jest obowiązany:
1. dostarczyć telepracownikowi sprzęt niezbędny do wykonywania pracy w formie telepracy,
2. ubezpieczyć sprzęt,
3. pokryć koszty związane z instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją sprzętu,
4. zapewnić telepracownikowi pomoc techniczną i niezbędne szkolenia w zakresie obsługi sprzętu – chyba że pracodawca i telepracownik postanowią inaczej, w odrębnej umowie.
Pracodawca i telepracownik mogą, w odrębnej umowie, określić w szczególności:
1. zakres ubezpieczenia i zasady wykorzystywania przez telepracownika sprzętu niezbędnego do wykonywania pracy w formie telepracy, stanowiącego własność telepracownika;
2. zasady porozumiewania się pracodawcy z telepracownikiem, w tym sposób potwierdzania obecności telepracownika na stanowisku pracy;
3. sposób i formę kontroli wykonywania pracy przez telepracownika.
W przypadku wykorzystywania przez telepracownika sprzętu niezbędnego do wykonywania pracy w formie telepracy, stanowiącego własność telepracownika, pracownikowi przysługuje ekwiwalent pieniężny w wysokości określonej w porozumieniu, regulaminie lub w umowie. Przy ustalaniu wysokości ekwiwalentu bierze się pod uwagę w szczególności normy zużycia sprzętu, jego udokumentowane ceny rynkowe oraz ilość wykorzystanego materiału na potrzeby pracodawcy i jego ceny rynkowe.
Jeżeli praca jest wykonywana w domu telepracownika, pracodawca nie realizuje wobec niego obowiązku dbałości o bezpieczny i higieniczny stan pomieszczeń pracy oraz obowiązku zapewnienia odpowiednich urządzeń higieniczno-sanitarnych.
Przeszkolenie pracownik a w ramach pracy zdalnej
Pracodawca określa zasady ochrony danych przekazywanych telepracownikowi oraz przeprowadza, w miarę potrzeb, instruktaż i szkolenie w tym zakresie. Telepracownik potwierdza na piśmie zapoznanie się z zasadami ochrony danych oraz jest obowiązany do ich przestrzegania.
Komunikowanie się w ramach pracy zdalnej
Telepracownik i pracodawca przekazują informacje niezbędne do wzajemnego porozumiewania się za pomocą środków komunikacji elektronicznej albo podobnych środków indywidualnego porozumiewania się na odległość.
Prawo do kontroli pracownika w ramach telepracy
Pracodawca ma prawo kontrolować wykonywanie pracy przez telepracownika w miejscu wykonywania pracy.
Jeżeli praca jest wykonywana w domu telepracownika, pracodawca ma prawo przeprowadzać kontrolę:
1. wykonywania pracy,
2. w celu inwentaryzacji, konserwacji, serwisu lub naprawy powierzonego sprzętu, a także jego instalacji,
3. w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy – za uprzednią zgodą telepracownika wyrażoną na piśmie, albo za pomocą środków komunikacji elektronicznej, albo podobnych środków indywidualnego porozumiewania się na odległość.
Pracodawca dostosowuje sposób przeprowadzania kontroli do miejsca wykonywania pracy i charakteru pracy. Wykonywanie czynności kontrolnych nie może naruszać prywatności telepracownika i jego rodziny ani utrudniać korzystania z pomieszczeń domowych, w sposób zgodny z ich przeznaczeniem.
Zasada równego traktowania w ramach telepracy
Pracownik świadczący pracę w ramach pracy zdalnej nie może być traktowany mniej korzystnie w zakresie nawiązania i rozwiązania stosunku pracy, warunków zatrudnienia, awansowania oraz dostępu do szkolenia w celu podnoszenia kwalifikacji zawodowych niż inni pracownicy zatrudnieni przy takiej samej lub podobnej pracy, uwzględniając odrębności związane z warunkami wykonywania pracy w formie telepracy. Pracownik nie może być w jakikolwiek sposób dyskryminowany z powodu podjęcia pracy w formie telepracy, jak również odmowy podjęcia takiej pracy.
Telepraca a home office
Warto pamiętać, że incydentalne wykonywanie pracownika pracy zdalnej w ramach home office nie stanowi telepracy w myśl niniejszego poradnika i nie generuje wobec pracodawcy obowiązków związanych z organizacją pracy pracownika w ramach telepracy.
