Nieustanny rozwój komunikacji elektronicznej oraz postęp w zakresie technologii spowodował uregulowanie zasad dotyczących umów w formie elektronicznej w polskim prawie. Najczęstsze przypadki umów zawieranych drogą elektroniczną to umowy zawierane przez maila, wymianę wiadomości na facebooku, SMS, wymianę skanów podpisanej umowy papierowej czy umowy podpisane przy użyciu kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Mimo iż wszystkie te umowy są zawierane drogą elektroniczną, nie wszystkie stanowią umowę zawartą w formie elektronicznej w rozumieniu Kodeksu cywilnego, a ich rozróżnienie jest kluczowe dla prawidłowego zawierania ważnych umów.
Umowa elektroniczna
Pojęcie „umowa w formie elektronicznej” nie stanowi umowy elektronicznej w potocznym tego słowa znaczeniu. Klienci pytając mnie o kwestie związane z zawarciem umowy w formie elektronicznej zwykle mają na myśli umowę zawartą poprzez wymianę wiadomości lub e-maili. Przepisy regulują zasady dotyczące umowy zawartej przez wymianę wiadomości elektronicznych jednak tak zawarta umowa nie jest umową w formie elektronicznej w myśl przepisów Kodeksu cywilnego.
Zgodnie z art. 781 Kodeksu cywilnego do zachowania elektronicznej formy czynności prawnej wystarcza złożenie oświadczenia woli w postaci elektronicznej i opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Oświadczenie woli złożone w formie elektronicznej jest równoważne z oświadczeniem woli złożonym w formie pisemnej.
Tylko umowa opatrzona kwalifikowanym podpisem elektronicznym stanowi umowę zawartą w formie elektronicznej. Umową elektroniczną nie będzie umowa zawarta przez wymianę wiadomości.
Umowa zawarta przez e-mial, sms, messenger – umowa dokumentowa
Umowa zawarta przez wymianę wiadomości w formie elektroniczną nie jest umową elektroniczną, ale umową zawartą w formie dokumentowej. Do zachowania dokumentowej formy czynności prawnej wystarcza złożenie oświadczenia woli w postaci dokumentu, w sposób umożliwiający ustalenie osoby składającej oświadczenie.
W związku z powyższym umowa zawarta przez wymianę wiadomości np. na messengerze będzie w większości wypadków jak najbardziej ważna i wiążąca. Jest jednak kilka umów istotnych z punktu widzenia przedsiębiorcy, której wymagają zachowania formy pisemnej w innym przypadku są nieważne. Do takich umów należy umowa o przeniesieniu praw autorskich.
Sprawdź: 7 podstawowych zagadnień, o których należy pamiętać zawierając umowę drogą elektroniczną
Umowa z zeskanowanymi podpisami
Popularną formą zawierania umów jest umowa posiadająca cechy umowy elektronicznej i klasycznej umowy papierowej. Jest ona praktykowana gdy do jej zawarcia nie dochodzi w obecności stron umowy. Polega ona na przygotowaniu przez jedną ze stron lub obie strony wspólnie wzoru umowy, który następnie jedna ze stron drukuje, podpisuje i następnie skan podpisanej umowy przesyła elektronicznie drugiej stronie. Następnie druga strona drukuje umowę z zeskanowanym podpisem, podpisuje ją, skanuje i tak podpisaną przez obie strony umowę odsyła elektronicznie. W ten sposób dochodzi do zawarcia umowy. Do wymiany egzemplarzy umowy dochodzi elektronicznie i każda ze stron może wydrukować egzemplarz umowy zawierający zeskanowane podpisy obu stron.
Tak zawarta umowa nie jest jednak ani umową zawartą w formie elektronicznej ani – mimo zeskanowanych podpisów na papierowej umowie – umową zawartą w formie pisemnej. Jest to umowa zawarta w formie dokumentowej, posiadająca taką samą moc jak umowa zawarta przez wymianę e-maili czy messenger.
Jaką formę umowy „elektronicznej wybrać”?
Niewątpliwie z wszystkich wspomnianych wyżej umów umowa zawarta przy użyciu kwalifikowanego podpisu elektronicznego ma zastosowanie do największego katalogu umów, bowiem oświadczenie woli złożone w formie elektronicznej jest równoważne z oświadczeniem woli złożonym w formie pisemnej. Niemniej do zawarcia tej umowy wymagane jest opatrzenie jej kwalifikowanym podpisem elektronicznym przez każdą ze stron, a może się okazać, że nasz kontrahent takiego podpisu nie posiada.
Niewątpliwie przewagą zawarcia umowy przez wymianę zeskanowanego dokumentu nad wymianą wiadomości jest uporządkowanie wszystkich postanowień umownych. Często bowiem jeśli współpraca nawiązuje się przez wymianę wiadomości (zwłaszcza na Facebooku) dochodzi do sytuacji, że jedna ze stron uważa, że umówione było co innego, niż druga ze stron.
Jeśli chodzi o zaletę umów zawartych przez wymianę wiadomości na facebooku czy e-maili jest szybkość z jaką tego typu umowy są zawierane. Dodatkowo jest ona wybierana zwłaszcza między początkującymi przedsiębiorcami, którzy nie opanowali umiejętności przygotowywania formalnych dokumentów.
.
Czy wiesz, że umowa elektroniczna zawierana przez e-mail lub Facebook to jedna z umów, przy zawieraniu której młodzi przedsiębiorcy najczęściej popełniają błędy? O tym jakie to błędy i jak ich uniknąć piszę w bezpłatnym e-booku „16 błędów, które najczęściej pobierają młodzi przedsiębiorcy”
