Sprawne poruszanie się po rejestrze przedsiębiorców w wersji elektronicznej – czyli Centralnej Informacji Krajowego Rejestru Sądowego lub w uproszczeniu KRS online – powinno być jedną z podstawowych umiejętności, którą przedsiębiorca nieposiadający w swojej firmie działu prawnego lub etatowego prawnika powinien opanować. O ile aspekty techniczne Krajowego Rejestru Sądowego są dosyć intuicyjne i nie powinny sprawiać większych trudności, o tyle jest kilka aspektów prawnych, które trzeba bezwzględnie znać.
Podstawą umiejętnością każdego przedsiębiorcy powinna być odpowiedź na pytanie po co w ogóle sięgać do rejestru przedsiębiorców KRS online i jak odczytywać informacje w nim zgromadzone, a także w jakich sytuacjach należy pobierać wydruki z rejestru dotyczące innych przedsiębiorców.
Niniejszy poradnik stanowi praktyczne rozwinięcie wpisu zarysowującego główne funkcjonalności Krajowego Rejestru Sądowego – warto się z nim zapoznać przed przystąpieniem do niniejszej części.
1. Jak znaleźć kontrahenta w wyszukiwarce KRS online?
Jak wskazano wyżej – jest to bardzo intuicyjne i nie powinno przysporzyć trudności. Mimo, iż wyszukiwarka KRS onlibe zawiera wiele pól do wypełnienia, najprościej rozpocząć wyszukiwanie wpisując numer KRS lub NIP – są to numery indywidualne i wyszukiwanie na ich podstawie odnajdzie konkretny podmiot, którego szukamy.
2. Czy muszę weryfikować kontrahenta w wyszukiwarce KRS online w sytuacji gdy spółkę reprezentuje jej właściciel lub Prezes?
Jak już wskazano w poprzednim wpisie, spółkę kapitałową w stosunkach z osobami trzecimi reprezentuje nie właściciel, lecz zarząd – w skład którego może, ale nie musi wchodzić jej właściciel. Prawo nie nakłada restrykcji co do tego ilu członków musi zasiadać w zarządzie, a w przypadku gdy jest ich kilku – w jakich konfiguracjach muszą składać oświadczenia woli w imieniu spółki. Tego kto i w jakiej konfiguracji może reprezentować spółkę, można dowiedzieć się za pośrednictwem wyszukiwarki KRS online – informacje o składzie zarządu i sposobie reprezentacji znajdują się na podstronie, po kliknięciu w „dane szczegółowe” przy interesującym nas podmiocie, jak i w wydruku, który można pobrać z systemu bezpłatnie.
3. Czy rejestr KRS online zawsze przedstawia stan rzeczywisty?
Zasadniczo KRS online odpowiada rzeczywistości, aczkolwiek w przypadku zmiany informacji ujawnionych w rejestrze, które obowiązują od ich zaistnienia, a nie od momentu wpisu do rejestru – niekoniecznie. Przykładowo rejestracja lub likwidacja spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, zmiana jej umowy, w tym zmiany w odniesieniu do kapitału zakładowego, są ważne dopiero od momentu wpisu do Krajowego Rejestru Sądowego – czyli mają charakter konstytutywny.
Z kolei zmiany – kluczowe z perspektywy bezpieczeństwa obrotu gospodarczego – w składach organów spółek kapitałowych to wpisy o charakterze deklaratywnym, co oznacza, że obowiązują od momentu zmiany (czyli podjęcia uchwały w tym przedmiocie), a wpis o zaistniałych zmianach do Krajowego Rejestru Sądowego jest wyłącznie ich potwierdzeniem, zatem nowo powołany zarząd może działać od momentu jego powołania, a nie ujawnienia zmian w Krajowym Rejestrze Sądowym.
Każdą zmianę należy zgłosić do Krajowego Rejestru Sądowego w ciągu 7 dni od jej powstania, zaś sąd obowiązany jest do wydania postanowienia w przedmiocie wniosku w terminie 7 dni. W przypadku jednak gdy we wniosku będą braki (np. wniosek będzie nieopłacony), sąd wzywa do ich uzupełnienia wyznaczając na to termin 7 dni od daty odebrania pisma – a na odbiór na poczcie są 2 tygodnie. Patrząc na to z perspektywy jak przeładowane sprawami są sądy, nie trudno sobie wyobrazić, iż od faktycznego podjęcia uchwały do jej ujawnienia w rejestrze można czekać nawet 2 miesiące.
Dlatego właśnie w przypadku zawierania umów z podmiotami zarejestrowanymi w Krajowym Rejestrze Sądowym warto pobrać wydruk z systemu dotyczący kontrahenta, dołączyć do umowy jako załącznik, który będzie parafowany przez strony zawierające umowę.
W przypadku kontraktów o dużym znaczeniu gospodarczym lub kontrahentów, których wiarygodność wzbudza nasze wątpliwości, warto dla spokoju zwrócić się do sądu w którym zarejestrowany jest interesujący nas kontrahent, z wnioskiem o wydanie aktualnego odpisu z KRS – opłata od wniosku wynosi 30 złotych.
4. Co zrobić gdy w imieniu spółki kontrahenta działają inne osoby niż wchodzące w skład zarządu ujawnionego w KRS online? Czy mogę zawrzeć z nimi umowę czy lepiej czekać, aż zmiany zostaną odnotowane w systemie?
Jak wskazano w punkcie 3. powyżej – wpis o dokonanych zmianach w składzie organu przez sąd jedynie potwierdza zaistniałe zmiany, a nie tworzy je. W takiej sytuacji nie należy obawiać się zawarcia umowy ze spółką reprezentowaną przez nowy zarząd, warto jednak zwrócić się do kontrahenta o dostarczenie uchwały o zmianach w organach spółki (nie jest to w żaden sposób dokument tajny, wręcz przeciwnie – znajdzie się w ogólnodostępnych aktach rejestrowych spółki) i również zrobić z niej załącznik do umowy, celem zabezpieczenia faktu, że osoby reprezentujące spółkę były do tego umocowane.
5. Nie mogę znaleźć przedsiębiorcy w wyszukiwarce KRS online – dlaczego?
Tego typu niedogodności spowodowane są najczęściej następującymi przyczynami:
– awarią techniczną KRS online;
– błędem ludzkim w przepisywaniu któregoś z numerów identyfikacyjnych lub literówką w nazwie kontrahenta.
Jeżeli mimo kilku prób dalej nie sposób znaleźć kontrahenta lub mają miejsce prace techniczne nad systemem, warto sprobować poszukać w rejestrze REGON.
Jeżeli żadna z powyższych wskazówek nie zdała rozwiązania i nadal nie możemy odnaleźć kontrahenta to przyczyna jest zwykle jedna – to nie spółka lub jest to „spółka cywilna”, która w swej istocie jest umową przedsiębiorców. Nie wiedzieć czemu wielu przedsiębiorców prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą (tj. podlegających rejestracji w ewidencji przedsiębiorców a nie do Krajowego Rejestru Sądowego, tak samo jak spółki cywilne) w oficjalnych dokumentach (umowach z kontrahentami czy regulaminach na platformach internetowych) posługuje się skróconą nazwą, tj. z pominięciem imienia i nazwiska przedsiębiorcy, np. „Zdrowy Catering” zamiast „Zdrowy Catering Jan Kowalski”, twierdząc że sama marka brzmi lepiej. Nie należy tego robić, co zostało potwierdzone w przepisach wielu obowiązujących ustaw i nie wiedzieć czemu wciąż jest ignorowane przez licznych przedsiębiorców.
Zatem w sytuacji gdy inne sposoby zawiodły warto sprawdzić czy nasz kontrahent nie znajduje się w ewidencji przedsiębiorców, najlepiej po NIP lub nazwie kontrahenta.
